L’agencement de bureau, un élément clé pour accueillir un nouveau collaborateur

Votre entreprise connaît une phase d’expansion, avec le lancement de projets innovants ou la conquête de marchés inexplorés ? Pour soutenir cette croissance, vous étoffez vos effectifs ? Félicitations. L’intégration de ces nouvelles recrues offre l’opportunité idéale de repenser l’aménagement de vos locaux. Profitez de cette période charnière pour optimiser votre espace professionnel, et garantir un accueil chaleureux aux arrivants. Accueillir un nouveau collaborateur est une opportunité d’agir sur vos locaux que vous ne soupçonnez pas.

Pourquoi profiter de l’arrivée de nouvelles personnes pour repenser l’agencement de bureau ?

Il est trop grand cet espace, et vous perdez de la place dans ce hall. Tout le monde le dit. Ah, et ces bureaux face aux fenêtres, trop exposés au soleil, personne n’y va. Il faudrait les déplacer et revoir la configuration de ce coin. Vous savez que votre espace de travail n’est pas totalement optimisé. Mais que faites-vous pour changer ce constat ? Rien.

Profitez de l’arrivée de nouveaux collaborateurs pour repenser vos bureaux ! L’arrivée de nouveaux collaborateurs est le moment parfait pour réévaluer votre espace de travail. Eux qui vont apporter du sang neuf, qu’il s’agisse d’un remplacement ou d’une création de poste, peuvent avoir le droit à un espace optimisé, non ? Voici plusieurs raisons qui justifient cette démarche de changement :

• L’agrandissement de l’équipe nécessite souvent une reconfiguration de l’espace pour accommoder les nouveaux postes de travail. Une personne, ça va. Mais si vous ajoutez soudainement beaucoup de monde, l’espace doit vous aider dans votre adaptation à la croissance. Le personnel ne doit pas être victime d’un espace mal pensé.
• Repenser les lieux, c’est l’occasion de revoir l’utilisation de vos locaux et d’identifier des opportunités d’amélioration. Menez donc en interne une rapide étude des points à améliorer, et vous allez rapidement trouver des chantiers à lancer.
• Un nouvel agencement peut mieux refléter la culture et les valeurs de votre organisation, créant ainsi une première impression positive pour les nouvelles recrues. Vous recrutez, c’est bien. Mais c’est aussi la conservation des talents qui compte. Une étude a révélé que les entreprises ayant un programme d’onboarding structuré (lire ci-après) augmentent la rétention des employés de 82 % ! Pensez à un espace plus engagé qui accompagne votre engagement RSE.
• Un aménagement repensé peut favoriser les interactions entre les équipes et faciliter la communication. Très important lorsque des nouveaux débarquent et qu’il faut les accompagner et suivre dans leurs premiers pas.
• Enfin, un environnement de travail agréable et fonctionnel contribue au bien-être et à la satisfaction des collaborateurs, anciens comme nouveaux.

Comment procéder à un réaménagement efficace ? Pour un réaménagement réussi, il est essentiel de suivre une approche méthodique. On ne change pas du tout avec une simple intuition.

De la méthode pour un réagencement qui fonctionne

Pour réussir un réaménagement ou un réagencement de l’espace, commencez par évaluer les besoins de votre entreprise et de vos équipes. Analysez les modes de travail (collaboratif, individuel, hybride) et les équipements nécessaires. Ensuite, élaborez un plan détaillé du nouvel agencement. Créez des zones dédiées pour différentes activités : espaces de travail, salles de réunion, zones de détente. C’est ici qu’Houot Agencement peut intervenir.

Le choix du mobilier est un aspect clé. Optez pour un mobilier ergonomique adapté aux différentes tâches. Privilégiez des bureaux ajustables, des chaises confortables et des solutions de rangement efficaces. Nous sommes allés trop loin ? Vous n’avez pas le projet de totalement repenser vos bureaux et il est hors de questions d’acheter des postes de travail ou de se lancer dans le gros œuvre ? Il y a aussi des choses à faire sur d’autres aspects, périphériques, mais pourtant souvent négligés.

• Portez attention à l’éclairage et à l’acoustique. Optimisez l’éclairage naturel et artificiel. Intégrez des solutions acoustiques pour réduire le bruit et améliorer la concentration.
• Pensez à la lumière et… au soleil ! Des solutions pour réduire la chaleur existent et peuvent changer le quotidien de vos équipes.
• Assurez-vous que l’infrastructure technologique est à jour et peut supporter les besoins de l’équipe élargie.
• Créez des zones propices à la collaboration et aux échanges informels, essentiels pour l’intégration des nouveaux arrivants avec de l’équipement correspondant (pour des visioconférences, du travail à plusieurs sur de grandes tables, etc.).

Repenser l’espace n’a pas à être un chantier pharaonique. Il peut s’agir d’un chantier plus limité et ciblé, mais capable de booster la dynamique interne.

Repenser l’espace, un enjeu RSE

L’aménagement des espaces de travail est aussi devenu un enjeu stratégique pour les entreprises soucieuses de leur responsabilité sociale et environnementale (RSE) et de la qualité de vie au travail (QVT). Dans un contexte où 69 % des Millennials seraient prêts à sacrifier une partie de leur rémunération pour un bureau de qualité (étude CBRE), repenser les espaces de travail semble vital pour attirer et fidéliser les jeunes talents. Et pas seulement leur bureau. 72 % de ces jeunes décident de leur avenir dans une entreprise en quelques secondes à leur arrivée dans les locaux. L’impact de votre espace est indéniable. Vous commencez à comprendre que ces nouveaux collaborateurs doivent être séduits par votre projet, votre vision… et vos locaux !

Investir dans des bureaux attractifs n’est pas un luxe : c’est un investissement rentable. Les entreprises avec des espaces de travail bien conçus voient leur productivité augmenter et leur taux de rétention des talents s’améliorer de (respectivement de l’ordre de 20 à 30 %). Les nouveaux collaborateurs vont rester plus longtemps, ce qui va générer des économies concrètes sur la partie ressources humaines.

Repenser les bureaux dans une logique de RSE et de qualité de vie au travail, c’est reconnaître que l’environnement physique joue un rôle crucial dans l’épanouissement
professionnel. C’est comprendre que le lieu de travail n’est pas qu’un cadre fonctionnel, mais un écosystème vivant qui influence les interactions, stimule la créativité et forge l’identité collective.

Investir dans des bureaux attractifs et respectueux de l’environnement, c’est aussi investir dans le capital humain de l’entreprise. C’est donc créer un lieu où les employés sont fiers de venir, un espace qui nourrit leur créativité et renforce leur sentiment d’appartenance.

Soigner les espaces de détente, lieu de vie fort

Les espaces de détente – dans les nouveaux environnements de travail post-Covid – sont devenus bien plus qu’un simple lieu pour se reposer. Ils incarnent une véritable scénographie identitaire, conçue pour fédérer les équipes et renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise. Ces espaces, particulièrement prisés par la Génération Z et les Millennials, sont désormais un facteur clé d’attractivité pour les jeunes talents. Oui, encore eux. Vous voyez, il faut les soigner. Alors, si vous envisagez d’agrandir l’équipe et d’intégrer un nouveau collaborateur, pensez à votre salle de pause et à vos espaces de détente.

Désormais, on y trouve des tables de ping-pong qui stimulent la convivialité, des coins sieste qui reconnaissent l’importance de la récupération, et des espaces “chill” garnis de poufs et d’assises basses qui invitent à des échanges informels. Ces aménagements ne sont pas de simples gadgets ; ils reflètent une philosophie d’entreprise qui valorise l’équilibre entre travail et détente, favorise la créativité et reconnaît les besoins diversifiés de sa force de travail.

Pour Houot Agencement, tous ces enjeux constituent une opportunité exceptionnelle de repenser les espaces, d’innover dans les designs et les matériaux, et de créer des
environnements qui non seulement attirent les talents, mais les inspirent et les fidélisent. Penser et réaliser des espaces qui ont du sens, c’est passionnant.

Pensez à un “Welcome Pack” pour accueillir un nouveau collaborateur

L’agencement de bureau n’est qu’une partie de l’équation. L’accompagnement des nouveaux collaborateurs au-delà de l’aspect physique de leur environnement est tout aussi important pour une intégration réussie. Un onboarding complet est nécessaire.

Un accueil chaleureux et un accompagnement structuré sont tout aussi importants pour assurer une intégration réussie. Faites comme chez Houot Agencement, avec un Kit
d’intégration ! Préparez un kit d’accueil complet pour chaque nouveau collaborateur, qui permet de fixer son arrivée et de la rendre aussi solennelle que personnalisée et simplifiée. Ce kit peut inclure :

• Un guide d’entreprise détaillant la culture, les valeurs et les processus internes.
• Un organigramme pour aider à comprendre la structure de l’organisation.
• Les informations pratiques (horaires, accès, contacts utiles).
• Le matériel nécessaire (ordinateur, badge d’accès, fournitures de bureau).

Ajoutez une touche personnelle avec un pack de bienvenue contenant des goodies (utiles) à l’effigie de l’entreprise (tasse, carnet, stylo). Un petit cadeau de bienvenue et une note personnalisée de l’équipe ou du manager termineront cet accueil.

Pensez aussi lorsque votre structure devient plus grande à mettre en place un système de parrainage où un collaborateur expérimenté guide le nouvel arrivant durant ses premières semaines. Cet effort devient aujourd’hui de plus en plus une norme. On estime toutefois selon une étude du cabinet Mercuri Urval que 65% des entreprises n’ont pas de processus d’intégration clairement défini !

Accueillir un nouveau collaborateur est une excellente opportunité pour repenser l’agencement de vos bureaux. Cette démarche, combinée à un processus d’intégration bien structuré, peut grandement faciliter l’adaptation des nouveaux collaborateurs et renforcer la cohésion de l’équipe dans son ensemble. En investissant dans un aménagement réfléchi et un accueil chaleureux, vous posez les bases d’une collaboration fructueuse et d’un environnement de travail positif. N’oubliez pas que chaque détail compte, de la disposition des bureaux au contenu du kit de bienvenue.